POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

obowiązująca w

Spółce MARPANEL sp. z o.o. z siedzibą w Nowym Sączu

§ 1

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej jako Polityka) ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w spółce MARPANEL sp. z o.o. z siedzibą w Nowym Sączu (dalej jako Administrator lub Spółka).

2. Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

3. Polityka zawiera:

1. opis zasad ochrony danych obowiązujących u Administratora;

2. odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach);

4. Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest Zarząd Spółki, a w razie konieczności – osoba wyznaczona przez Zarząd Spółki do zapewnienia zgodności z ochroną danych osobowych;

5. Za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialni są:

1. Spółka;

2. wszyscy członkowie personelu Spółki.

6. Administrator powinien też zapewnić zgodność postępowania kontrahentów Administratora z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez Administratora.

7. Administrator jest zobowiązany w szczególności do:

1. 1. opracowania i wdrożenia polityki bezpieczeństwa informacji oraz polityki bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych;

   2. stałego nadzoru nad treścią polityki bezpieczeństwa informacji oraz polityki bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych;

   3. wydawania i anulowania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych osobom, które mają te dane przetwarzać;

   4. prowadzenia wykazu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,

   5. prowadzenia wykazu obszarów przetwarzania i zakresu przetwarzanych danych osobowych w tych obszarach,

   6. dokonywania aktualizacji dokumentów wymienionych powyżej.

§ 2

DEFINICJE

Pojęcia użyte w niniejszym dokumencie mają następujące znaczenia:

1. Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

2. RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

3. Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

4. Dane wrażliwe oznaczają dane specjalne i dane karne.

5. Dane specjalne oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.

6. Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.

7. Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16. roku życia.

8. Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

9. Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Spółka powierzyła przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość).

10. Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

11. Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

12. IOD lub Inspektor oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

13. RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

    14. Administrator oznacza spółkę MARPANEL sp. zo.o. z siedzibą w Nowym Sączu, MARPANEL sp. zo.o. z siedzibą w Nowym Sączu przy ul. Kopernika 10, 33-300 Nowy Sącz, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000843476 , posiadająca NIP 7343582525 , REGON 386143690 , zwaną dalej „Spółką” lub „Administratorem”

§ 3

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W SPÓŁCE – ZASADY OGÓLNE

5. 1. U Administratora obowiązują następujące filary ochrony danych osobowych:

1. Legalność– Administrator dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.

2. Bezpieczeństwo − Administrator zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podejmując stale działania w tym zakresie.

3. Prawa Jednostki − Administrator umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.

4. Rozliczalność − Administrator dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.

5. 1. Administrator przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:

1. w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);

2. rzetelnie i uczciwie (rzetelność);

3. w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);

4. w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);

5. nie więcej niż potrzeba (adekwatność);

6. z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);

7. nie dłużej niż potrzeba (czasowość);

8. zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).

5. 1. System ochrony danych osobowych u Administratora składa się z następujących elementów:

1. Inwentaryzacja danych. Spółka dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:

• przypadków przetwarzania danych specjalnych i danych „kryminalnych” (dane wrażliwe);

• przypadków przetwarzania danych osób, których Spółka nie identyfikuje (dane niezidentyfikowane/UFO);

• przypadków przetwarzania danych dzieci;

• profilowania;

• współadministrowania danymi.

2. Rejestr. Administrator opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych u Administratora(Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych u Administratora.

3. Podstawy prawne. Administrator zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:

1. ewidencjonuje zgody na przetwarzanie danych,

2. inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Administrator przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.

4. Obsługa praw jednostki. Administrator spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:

1. Obowiązki informacyjne. Administrator przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków.

2. Możliwość wykonania żądań. Administrator weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających.

3. Obsługa żądań. Administrator zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane.

4. Zawiadamianie o naruszeniach. Administrator stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.

5. Minimalizacja. Administrator posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), a w tym:

1. zasady zarządzania adekwatnością danych;

2. zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;

3. zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności;

6. Bezpieczeństwo. Administrator zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:

1. przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;

2. przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;

3. dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;

4. stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych − zarządza incydentami.

7. Przetwarzający. Administrator zanim powierzy dane osobowe do przetwarzania weryfikuje procesora pod kątem spełnienia przez niego wymagań określonych w przepisach prawa, a także sprawuje nadzór nad realizacją umów powierzenia.

8. Eksport danych. Każdy przypadek przekazania przez Administratora danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych podlega uprzedniej weryfikacji, w celu zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.

9. Privacy by design. Administrator zarządza zmianami mającymi wpływ na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów u Administratora uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.

10. Przetwarzanie transgraniczne. Każdy przypadek przetwarzania transgranicznego podlega uprzedniej weryfikacji, w celu zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przetwarzania.

§ 4

INWENTARYZACJA

1. Dane wrażliwe. Administrator identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane wrażliwe (dane specjalne i dane karne) oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania danych wrażliwych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych wrażliwych, Administrator postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

2. Dane niezidentyfikowane. Administrator identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.

3. Profilowanie. Administrator identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych i utrzymuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji, Spółka postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

4. Współadministrowanie. Administrator identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.

§ 5

REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH

1. RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.

2. Administrator prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.

3. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Administratorowi rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.

4. W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Administrator uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru, Administrator odnotowuje co najmniej: (i) nazwę czynności, (ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych, (v) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Administratora, jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) sposób zbierania danych, (vii) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), (viii) informację o przekazaniu poza EU/EOG; (ix) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.

5. Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 1 do Polityki – „Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych”. Wzór Rejestru może zawierać również kolumny nieobowiązkowe. W kolumnach nieobowiązkowych Administrator będzie rejestrował informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej.

§ 6

PODSTAWY PRZETWARZANIA

1. Administrator dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.

2. Wskazując ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel Administratora) Administrator dookreśla podstawę w czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody wskazując na jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując na konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując na kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując na konkretny cel, np. dochodzenie roszczeń.

3. Administrator wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).

§ 7

SPOSÓB OBSŁUGI PRAW JEDNOSTKI I OBOWIĄZKÓW INFORMACYJNYCH

1. Administrator dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.

2. Administrator ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie w stopce poczty elektronicznej, na stronie internetowej Administratora informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Spółce, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu z Administratorem, w tym celu.

3. Administrator dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.

4. Administrator wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.

5. Administrator dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.

§ 8

OBOWIĄZKI INFORMACYJNE

1. Administrator określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.

2. Administrator informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.

3. Administrator informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.

4. Administrator informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.

5. Administrator określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).

6. Administrator informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.

7. Administrator informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

8. Administrator informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).

9. Administrator informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.

10. Administrator bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

§ 9

ŻĄDANIA OSÓB

1. Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Administrator wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste itp.), Administrator może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.

2. Nieprzetwarzanie. Administrator informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.

3. Odmowa. Administrator informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.

4. Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Administrator informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Administrator nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.

5. Kopie danych. Na żądanie Administrator wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Administrator wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest w oparciu o oszacowany jednostkowy koszt obsługi żądania wydania kopii danych.

6. Sprostowanie danych. Administrator dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Administrator ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Administrator informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

7. Uzupełnienie danych. Administrator uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Administrator ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Administrator nie musi przetwarzać danych, które są Administratorowi zbędne). Administrator może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Administratora procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.

8. Usunięcie danych. Na żądanie osoby, Administrator usuwa dane, gdy:

1. dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach,

2. zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,

3. osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,

4. dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,

5. konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,

6. żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej).

Administrator określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.

Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Administratora, Administrator podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.

W przypadku usunięcia danych Administrator informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

9. Ograniczenie przetwarzania. Administrator dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:

1. osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,

2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,

3. Administrator nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

4. osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Administratora zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

W trakcie ograniczenia przetwarzania Administrator przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.

Administrator informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Administrator informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

10. Przenoszenie danych. Na żądanie osoby Administrator wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Administratorowi, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych Administratora.

11. Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Administratora w oparciu o uzasadniony interes Administratora lub o powierzone Administratorowi zadanie w interesie publicznym, Administrator uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Administratora ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

12. Sprzeciw przy badaniach naukowych, historycznych lub celach statystycznych. Jeżeli Administrator prowadzi badania naukowe, historyczne lub przetwarza dane w celach statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem takiego przetwarzania. Administrator uwzględni taki sprzeciw, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.

13. Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Administratora na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Administrator uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.

14. Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu. Jeżeli Administrator przetwarza dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby, i w konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, Administrator zapewnia możliwość odwołania się do interwencji i decyzji człowieka po stronie Administratora, chyba że taka automatyczna decyzja (i) jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a Administratorem; lub (ii) jest wprost dozwolona przepisami prawa; lub (iii) opiera się o wyraźną zgodę odwołującej osoby.

§ 10

MINIMALIZACJA

1. Administrator dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: (i) adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), (ii) dostępu do danych, (iii) czasu przechowywania danych.

2. Minimalizacja zakresu. Administrator zweryfikował zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.

3. Administrator dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.

4. Administrator przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).

5. Minimalizacja dostępu. Administrator stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe). Administrator dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających. Administrator dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów. Szczegółowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są we właściwych procedurach.

6. Minimalizacja czasu. Administrator wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych u Administratora, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze. Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów produkcyjnych Administratora, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Administratora. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.

§ 11

BEZPIECZEŃSTWO

1. Administrator zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Administratora.

2. Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa. Administrator przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:

1. Administrator zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania − wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.

2. Administrator kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają.

3. Administrator przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Administrator analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.

4. Administrator ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym Administrator ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście jak:

1. pseudonimizacja,

2. szyfrowanie danych osobowych,

3. inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,

4. środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.

3. Oceny skutków dla ochrony danych. Administrator dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie.

4. Środki bezpieczeństwa. Administrator stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych. Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa u Administratora i są bliżej opisane w procedurach przyjętych przez Administratora dla tych obszarów.

5. Zgłaszanie naruszeń. Administrator stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.

§ 12

PRZETWARZAJĄCY

Administrator przyjął minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych stanowiące Załącznik nr 2 do Polityki – „Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych”. Administrator rozlicza przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z zasad powierzenia danych osobowych określonych w umowie.

§ 13

EKSPORT DANYCH

Administrator rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. = Unia Europejska, Islandia, Lichtenstein i Norwegia).

§ 14

PROJEKTOWANIE PRYWATNOŚCI

Administrator zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania. W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Administratora odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.

§ 15

ANALIZA RYZYKA

1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. Ocena skutków jest formalną, określoną w art. 37 RODO procedurą przeprowadzenia analizy ryzyka za wykonanie której odpowiada Administrator, przed przetwarzaniem, w przypadku, gdy istnieje prawdopodobieństwo wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych jako rodzaju przetwarzania danych osobowych i zachodzi wraz z wykorzystaniem nowych technologii, biorąc pod uwagę charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania. Proces ten musi ocenić wpływ planowanych operacji przetwarzania na ochronę danych osobowych.

                  2. W przypadku powołania inspektora ochrony danych (IOD) – ocena skutków musi być wykonana z jego współudziałem.

                  3. Procedura opisuje sposób przeprowadzenia analizy ryzyka w celu zabezpieczenia danych osobowych adekwatnie do zidentyfikowanych zagrożeń wynikających z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych.

                  4. Przyjęto, że analiza ryzyka przeprowadzana jest dla zbioru lub grupy zbiorów (kategorii osób) lub dla procesów przetwarzania (np. dla zbioru pracowników, zbioru klientów, dla procesu wysyłania informacji handlowej z bazy marketingowej).

                  5. Wyznaczenie zagrożeń:

1. Administrator jest odpowiedzialny za określenie listy zagrożeń, które mogą wystąpić w przetwarzaniu danych w zbiorze, dla kategorii osób lub w procesie przetwarzania,

2. zagrożenia powinny być identyfikowane w odniesieniu do uprzednio zidentyfikowanych aktywów.

1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. Reakcja na wartość ryzyka:

1. akceptacja ryzyka, zabezpieczenia są właściwe (brak potrzeby stosowania dodatkowych zabezpieczeń),

2. działania obniżające ryzyko, które może zastosować administrator:

• przeniesienie – przerzucenie ryzyka (outsourcing, ubezpieczenie),

• unikanie – eliminacja działań powodujących ryzyko,

• redukcja – zastosowanie zabezpieczeń w celu obniżenia ryzyka (np. zaszyfrowanie pendrive z danymi wynoszonych poza firmę).

1. 1. 1. 1. 1. 1. 7. Ponowna analiza ryzyka przeprowadzana jest cyklicznie lub po znaczących zmianach w przetwarzaniu danych (np. przetwarzanie nowych zbiorów, nowych procesów przetwarzania, zmiany prawne).

§ 16

ZARZĄDZENIE RYZYKIEM

1. W celu skutecznej realizacji zadań związanych z bezpieczeństwem informacji przeprowadzana jest raz w roku oraz przy każdej istotnej zmianie środowiska informatycznego analiza ryzyka.

2. Proces składa się z następujących etapów:

   1. identyfikacji ryzyka,

   2. szacowania ryzyka,

   3. przeciwdziałania ryzyku,

   4. monitorowania i raportowania ryzyka IT.

3. Wyniki analizy ryzyka stanowią podstawę zaprojektowania odpowiednich mechanizmów kontroli dla systemów informatycznych eksploatowanych w organizacji.

4. Wdrażane mechanizmy kontroli powinny być adekwatne do oszacowanego ryzyka, zidentyfikowanych zagrożeń i ich istotności, oraz muszą zapewniać efektywność ekonomiczną.

5. Kontrola adekwatności oraz sposobu funkcjonowania stosowanych mechanizmów kontroli wchodzi w skład zadań administratora systemu i przeprowadzana jest w ramach szacowania ryzyka operacyjnego.

6. Za proces analizy i szacowania ryzyka bezpieczeństwa informacji odpowiedzialny jest Administrator.

7. W celu zminimalizowania ryzyka związanego z zagrożeniami bezpieczeństwa informacji każdy użytkownik systemu informatycznego powinien być regularnie szkolony z zakresu obsługi systemu i procedur bezpieczeństwa informacji oraz właściwego używania zasobów informatycznych.

8. Wszędzie, gdzie Administrator decyduje się obniżyć ryzyko, wyznacza listę zabezpieczeń do wdrożenia, termin realizacji i osoby odpowiedzialne.

9. Administrator danych zobowiązany jest do monitorowania wdrożenia zabezpieczeń.

10. Za organizowanie szkoleń z zakresu obsługi systemu i procedur bezpieczeństwa informacji oraz właściwego używania zasobów informatycznych odpowiedzialny jest Administrator danych (lub jeśli jest powołany – inspektor ochrony danych).

11. Zgodnie z art. 32 RODO, Administrator powinien regularnie testować, mierzyć i oceniać skuteczność środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania. W tym celu Administrator stosuje procedurę audytów.

12. Uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze zagrożenia, administrator wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z  przepisami. Środki te są poddawane przeglądom i na bieżąco uaktualniane.

13. Wykaz zabezpieczeń jest aktualizowana po każdej analizie ryzyka i ocenie skutków.

14. Uwzględniając kategorie przetwarzanych danych oraz potencjalne zagrożenia wprowadza się wysoki poziom bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym.

15. W celu ochrony danych osobowych przeprowadzono analizę ryzyka celem zabezpieczenia przed naruszeniami praw lub wolności osób, których dane dotyczą.

§ 17

WEJŚCIE W ŻYCIE POLITYKI

Niniejsza polityka zaczyna obowiązywać począwszy od dnia 1 stycznia 2021 roku.